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1.      POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

1.1.      FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.1.1. Empleados y Contratistas

  • Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los empleados y exempleados de la organización.
  • Adelantar actividades de promoción y prevención relacionados con el estado de salud y la Emergencias sanitarias.
  • Adelantar las actividades propias del área de Talento Humano, de acuerdo con el Manual de Funciones y Competencias, y para uso de aquellas inherentes a la relación y reglamentación que se tiene con la vinculación contractual.
  • Para inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de Compensación o encargado, tanto del empleado como de sus familiares
  • Para expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
  • Para efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
  • Gestionar el proceso presupuestal y contable de la compañía: pagos, emisión de certificados laborales, certificados de ingresos y retenciones (personas naturales) y relaciones de pagos.
  1. Clientes y proveedores
  • Para tener información de contacto que permita tener un canal constante de comunicación con estos
  • Para fines contables y tributarios

1.3.      INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre otros.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los funcionarios, contratistas, pasantes o personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la compañía, la cual contiene los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S, identificado con NIT: 830.105.621-7, con sede principal en la carrera 11B No 96-03 en la ciudad de Bogota D.C, portal web www.ospinternational.com, PBX: 601 6237174, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la empresa, conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

1.4.      OBJETIVO

Establecer los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que maneja OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S en sus procesos, y el cumplimiento normativo en esta materia.

1.5.      DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a:

  • Empleados y contratistas a los que OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con su vínculo y actividades realizadas dentro de este.
  • A los clientes y proveedores a los que OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con la comunicación con estos y el establecimiento de vínculos de carácter comercial

1.6.      ALCANCE

  • Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.
  • Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

1.7.      DEFINICIONES

  • Área responsable de protección de datos: Es el área dentro de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.
  • Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por el Director de Marketing y/o el Coordinador de Calidad.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

1.8.      TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

A través de esta política OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos, de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual. OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S se encarga directamente del tratamiento de los datos personales.

Los datos personales registrados en las bases de datos de OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

1.9.          AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL DATO

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S recolecta, almacena, procesa, usa, suprime, coteja, busca y actualiza la información personal, requiriendo previamente el consentimiento libre, expreso e informado del titular de la misma mediante el PE-F-31 Formato de autorización de tratamiento de datos personales. La autorización es una certificación que informa al titular de los datos personales acerca de:

  • El tratamiento de sus datos personales
  • Finalidades del tratamiento.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados que tiene el titular del dato.
  • Solicitud explicita de autorización sobre recopilación de datos sensibles.
  • Solicitud de autorización sobre recopilación y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S conserva prueba de la autorización otorgada por los titulares de la información para el tratamiento de datos personales (Decreto 1074 de 2015). Estas evidencias están almacenadas de la siguiente manera:

  • Las comunicaciones que correspondan a empleados y contratistas se mantendrán en los expedientes.
  • Los formatos físicos utilizados en la recolección de datos personales relacionados con los clientes y proveedores se mantendrán en la correspondiente carpeta del cliente o proveedor.

1.10.  DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan, y que OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el tratamiento de la empresa o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de Tratamiento.

1.11.  DEBERES DEL OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S como responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso de sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.12.  ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización serán atendidas en los siguientes canales:

  • Línea de atención telefónica: 601-6237174
  • Sistema de atención virtual: www.ospinternational.com
  1. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos

Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta por medio de nuestros canales de atención establecidos en el Numeral 11 de la presente política.

1.13.       MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en el Portal Web de la organización. Además, se conservarán las versiones anteriores a la presente políticas de tratamiento de datos personales.