OSP INTERNATIONAL

gestión documental

Herramienta para la gestión de documentos electrónico de archivos que atiende la gestión documental de las organizaciones

Altamente modular permitiendo vincular los elementos necesarios para ofrecer solución a la medida de nuestros clientes. Entre los elementos disponibles se tienen:

 

• Administración de la Seguridad y Políticas a través de Usuario, Roles y Permisos.
• Administración de Directorios, Organizaciones y Personas.
• Carga masiva de información a través de ETL.
• Auditoria sobre procesos.
• Notificaciones a usuario o colas de usuarios a través de correo electrónico.
• Alarmas como mecanismo de alertas en proceso.
• Generador de plantillas para respuestas, radicados.
• Administración de ubicación geográfica mediante la configuración de País-Departamento-Ciudad.
• Configuración de la estructura para los radicados.
• Digitalización de documentos.
• Administración de Inventarios.
• Log de operaciones para procesos.
• Administración de la configuración de elementos en el BPM.

Administración

Administración de la seguridad y políticas, administración de directorios, organizaciones y personas

Notificaciones a Usuario

A través de correo electrónico, Alarmas como mecanismos de alertas en proceso

Digitalización de Documentos

Administración de inventarios, Log de Operaciones para procesos.

Administración de Ubicación

Ubicación geográfica mediante la configuración de País – Departamento – Ciudad

Módulos gestión documental

Repositorio para almacenamiento y gestión de contenidos basado en estándar CMIS en una forma normalizada e interoperable.

Procesamiento de archivos para la carga masiva de datos a través del módulo de ETL.

Diseño y configuración de plantillas de radicados, plantillas para respuestas y formatos que determine la organización.

Disponibilidad de la información para más de un usuario en el mismo momento.

Facilidad en la administración, consulta, búsqueda, manejo y seguridad de los documentos digitalizados.

Descongestión de documentación en puestos de trabajo.

Apoyo en los lineamientos de Gobierno en Línea (GEL).

Integración: Con otros proyectos mediante el uso de certificados digitales e importación de datos por medio de archivos planos.

Oportunidad de la información en Tiempo Real.

GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el núcleo de la Transformación Digital lugar en el que se aplica procesos, controles, análisis de funciones y procedimientos de la organización. Conceptualmente es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Datastock permite a través de la estructuración de flujos de trabajo sobre los procesos de la organización a través del BPM interno de la herramienta.
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EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Vincula documentos electrónicos en trámites o asuntos administrativos propios de la organización. Indexando de manera electrónica para otorgar integridad al expediente electrónico y permitiendo la recuperación de la información en el momento que sea necesario. Permite la vinculación de Firma Digital
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CUSTODIA DOCUMENTAL

CUSTODIA DOCUMENTAL

Solución informática que permite configurar y gestionar inventarios de elementos en bodegas.
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VENTANILLA ÚNICA

VENTANILLA ÚNICA

Permite el registro de información para trámite de correspondencia interna y externa al interior de la organización, articulada con los documentos archivísticos definidos por el AGN. Incorpora la radicación de documentación interna o externa. Permite el escaneo de documentos
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ServicIOS
aspectos tecnológicos mas destacados
  • Articulada en una arquitectura de información que permite el desarrollo ágil y eficiente, denominada Microservicios a través de peticiones REST sobre HTTP por medio de APIs.
  • Adaptabilidad e interoperabilidad con diferentes sistemas de bases de datos.
  • Integralidad, la herramienta permite integrarse con otros sistemas que pueda tener la entidad.
  • Consultoría sólida en transformación digital.
  • Solvencia técnica en la implementación de procesos de gestión documental electrónica.

Dominio del marco normativo nacional e internacional.

  • Soluciones tecnológicas ajustadas a las necesidades de la entidad, escalables e integrales.
  • Desarrollo en código abierto.